DOKUMENTU VADĪBA

MEDUS sistēma piedāvā pilna cikla elektronisko dokumentu pārvadību uzņēmumā no lietvedības reģistriem līdz dokumentu plūsmu vadības risinājumiem. MEDUS sistēma taupa uzņēmuma līdzekļus un galvenais katra darbinieku laiku apstrādājot dokumentus un izpildot uzdevumus. Ar tās palīdzību:

• samazinās patērētais laiks ar dokumentiem;
• samazinās darbs ar papīra dokumentiem;
• pazūd iespēja dokumentus nozaudēt vai aizmirst;
• ērti dokumentus arhivēt;
• nav nepieciešamības kopēt un pavairot dokumentus neskaitāmos eksemplāros;
• katrs lietotājs, atbilstoši piešķirtajām piekļuves tiesībām, var apstrādāt viņam pieejamos dokumentu sistēmā.

Dokumenti tiek veidoti un uzglabāti organizācijas vai uzņēmuma lietu nomenklatūrai atbilstošos reģistros, savukārt katram lietotājam ir pieejami tikai viņam atļautie un darbam nepieciešamie reģistri. Dokumentu reģistri var tikt iedalīti:

• pēc dokumentu aprites virzieniem - saņemtie, nosūtāmie, iekšējie dokumenti;
• pēc dokumentu veidiem – rīkojumi, līgumi, ziņojumi, protokoli, u.c.;
• pēc atbildīgajām struktūrvienībām;
• citi veidi pēc nepieciešamības.

MEDUS sistēma ļauj dokumentus savstarpēji sasaistīt, tā piemēram, saņemtajam dokumentam pievienot saiti uz nosūtīto atbildes dokumentu, līgumu sasaistīt ar darbu pieņemšanas-nodošanas aktu vai līguma rēķinu, vai savstarpēji sasaistīt dokumentus par kādu noteiktu klientu vai projektu.

Ar dokumentu veiktās darbības ir viegli izsekojamas, jo ikvienas izmaiņas tiek pierakstītas dokumenta kartiņas vēsturē.

Pārskata un kontroles nolūkos iespējams iegūt dažādas atskaites par dokumentiem un ar tiem saistītajiem uzdevumiem.